Die Kontrollrechte des Handelsvertreters und ihre Durchsetzung
Zur Ermittlung und Überprüfung seiner Provisionsansprüche ist der Handelsvertreter typischerweise auf Informationen des Unternehmers angewiesen. Nach den Vorstellungen des Gesetzgebers sollen diese Informationen dem Handelsvertreter an sich vollständig mit der vom Unternehmer geschuldeten Provisionsabrechnung zur Verfügung gestellt werden. Die Praxis sieht aber häufig anders aus, so dass der Handelsvertreter zur Überprüfung seiner Abrechnungen die im Gesetz vorgesehenen Kontrollrechte (Buchauszug und Bucheinsicht) bzw. zusätzliche Mitteilungen über alle sich nicht aus den Büchern ergebenden Umstände benötigt, die für Berechnung, Höhe und Fälligkeit der Provision von Bedeutung sind (Auskunftsanspruch).
1. Provisionsabrechnungen
Der Unternehmer hat über die Provision, auf die der Handelsvertreter einen Anspruch erlangt hat, unaufgefordert monatlich abzurechnen; der Abrechnungszeitraum kann auf höchstens 3 Monate erstreckt werden und die Abrechnung muss spätestens bis zum Ende des nächsten Monats erfolgen. Sinn der Abrechnung ist es, den Handelsvertreter in die Lage zu versetzen, an Hand seiner Unterlagen zu prüfen, ob ihm für alle im fraglichen Zeitraum entstandenen Provisionsansprüche die vereinbarte Provision vollständig gut geschrieben wurde. Der dafür notwendige Inhalt der Abrechnung richtet sich nach den Geschäftsabläufen des jeweiligen Einzelfalles.
Tipp: Zur Vermeidung unnötiger Streitigkeiten empfiehlt es sich, dem Handelsvertreter zusätzlich zu einer geordneten Abrechnung Kopien von Aufträgen, Auftragsbestätigungen und Kundenrechnungen aller ihn betreffenden provisionsrelevanten Geschäftsvorgänge zukommen zu lassen. Anderenfalls sollte die Abrechnung mindestens folgende Angaben enthalten:
- Name des Kunden,
- Auftragsdatum,
- Datum und Inhalt (Auftragswert) der Auftragsbestätigung,
- Datum und Inhalt (Rechnungsbetrag) der Rechnung,
- Provisionssatz und Provisionshöhe.
Bei der Rückbelastung bereits abgerechneter Provisionen reicht es aus, wenn der dafür verantwortliche Grund stichwortartig angegeben wird.
Beachte: Eine vertragliche Klausel, nach der die Provisionsabrechnung als richtig und vollständig anerkannt gilt, wenn der Vertreter nicht innerhalb einer bestimmten Zeit Beanstandungen geltend gemacht hat, ist nach der Rechtsprechung unwirksam und schließt die weitergehenden Kontrollrechte des Handelsvertreters daher nicht aus. Eine solche Regelung beschränkt die zwingenden Kontrollrechte des Handelsvertreters und kann deshalb eine Einigung der Parteien nicht ersetzen. Etwas anderes gilt nur dann, wenn sich der Handelsvertreter nach Erteilung der Provisionsabrechnung ausdrücklich – idealerweise schriftlich – mit deren Inhalt einverstanden erklärt.
2. Buchauszug
Der Handelsvertreter kann nach erteilter Abrechnung einen Buchauszug über alle Geschäfte verlangen, für die ihm eine Provision gebührt. Er kann diesen Anspruch für bereits abgerechnete Zeiträume jederzeit während des Vertragsverhältnisses und auch danach geltend machen, soweit die zugrundeliegenden Provisionsansprüche noch nicht verjährt sind.
Beachte: Der Anspruch kann ohne nähere Begründung geltend gemacht werden; es genügt, dass der Handelsvertreter den Buchauszug verlangt. Um seinen Zweck zu erfüllen, dem Handelsvertreter Klarheit über seine Provisionsansprüche zu verschaffen und ihm die Nachprüfung der erteilten Abrechnungen zu ermöglichen, muss der Buchauszug alle aus den Büchern und Unterlagen des Unternehmers ersichtlichen Angaben enthalten, die für die Berechnung, die Höhe und die Fälligkeit der Provisionen von Bedeutung sein können.
Beachte: Insbesondere auch solche Geschäftsvorgänge, über deren Provisionspflicht Streit besteht, sind in den Buchauszug aufzunehmen. Der Buchauszug hat eine aus sich selbst heraus verständliche Aufstellung zu sein, die dem Handelsvertreter einen klaren Überblick über alle provisionspflichtigen Geschäftsvorgänge im fraglichen Zeitraum gibt. Wie bei der Provisionsabrechnung hängt es auch hier von der vereinbarten Provisionsregelung und der Abwicklung der Geschäfte ab, welche konkreten Angaben der Buchauszug im Einzelfall umfassen muss. Mindestinhalt sind in der Regel – mit Ausnahme von Auskünften zur Provision – die bereits oben zum Inhalt der Abrechnung genannten Daten. Hinzu kommt häufig die Aufnahme von Datum und Höhe der Zahlung des Kunden oder die gesonderte Ausweisung von Nebenkosten, die dem Kunden in Rechnung gestellt wurden. Wird dem Handelsvertreter wegen Nichtzahlung eines Kunden die Provision für ein abgeschlossenes Geschäft vorenthalten oder zurückbelastet, müssen außerdem die aus den Büchern ersichtlichen Tatsachen angegeben werden, aufgrund derer die Nichtzahlung feststeht (z.B. vergebliche Beitreibung, eidesstattliche Versicherung des Kunden, etc.). Da der Handelsvertreter auch einen Anspruch auf Provision für abgeschlossene, jedoch nicht ausgeführte bzw. stornierte Geschäfte haben kann, muss der Buchauszug gleichfalls über Annullierungen, Stornierungen und Retouren sowie insbesondere deren Gründe informieren.
Beachte: Die Übersendung von Kopien der Geschäftsunterlagen ohne die erforderliche übersichtliche Aufstellung stellt keinen Buchauszug dar. Verweigert der Unternehmer die Erstellung des Buchauszuges, ist es sinnvoll, ihn im Wege einer Stufenklage geltend zu machen, um damit die Bezifferung der Provisionsforderung vorzubereiten und deren Verjährung zu verhindern.
Für den entsprechenden Antrag ist folgendes zu beachten: Hatte der Handelsvertreter nur Anspruch auf Provision für von ihm selbst vermittelte Geschäfte, muss er die konkreten Geschäfte bezeichnen, für die er eine Auskunft fordert. Sofern dem Handelsvertreter Kundenschutz gebührte, reicht es aus, wenn er die betreffenden Kunden namentlich nennt. Ist mit dem Handelsvertreter Gebietsschutz vereinbart, genügt die Bezeichnung der Gebietsgrenzen, weil der Handelsvertreter für alle Geschäftsabschlüsse mit Kunden innerhalb seines Gebietes Provisionen beanspruchen kann.
Daneben ist natürlich in allen Fällen die Angabe des zeitlichen Umfangs erforderlich. Eine etwaige Zwangsvollstreckung des Buchauszugsanspruchs erfolgt – auf Kosten des Unternehmers – im Wege der Ersatzvornahme bspw. durch einen Wirtschaftsprüfer.
3. Bucheinsicht
Wird der Buchauszug verweigert oder bestehen begründete Zweifel an seiner Richtigkeit, so kann der Handelsvertreter Bucheinsicht verlangen. Dem Interesse des Unternehmers an der Geheimhaltung des Inhalts seiner Bücher wird dadurch Rechnung getragen, dass er wählen kann, ob er die Bucheinsicht dem Handelsvertreter selbst oder bspw. einem vom Handelsvertreter bestimmten Wirtschaftsprüfer gewähren will. Der Anspruch auf Bucheinsicht setzt voraus, dass der Handelsvertreter im Einzelnen darlegt und beweist, dass der Buchauszug verweigert oder vom Unternehmer unvollständig erteilt wurde.
Tipp: Die Kosten der Bucheinsicht treffen zunächst den Handelsvertreter, weshalb die Geltendmachung dieses Anspruchs nur in den Fällen ratsam ist, in denen der Vertreter zweifelsfrei nachweisen kann, dass der Buchauszug unvollständig war. In diesen Fällen kann er die Kosten der Bucheinsicht vom Unternehmer nachträglich ersetzt verlangen.
4. Eidesstattliche Versicherung
War der Buchauszug nachweislich unvollständig und ergeben sich die fehlenden Angaben auch nicht aus den vom Unternehmer vorgelegten Geschäftsbüchern und Unterlagen oder hat sich eine Bucheinsicht als undurchführbar herausgestellt (z.B. wegen Verlustes von Geschäftsbüchern oder Unterlagen), kann der Handelsvertreter als letztes Mittel vom Unternehmer eine eidesstattliche Versicherung darüber verlangen, dass der Buchauszug richtig und vollständig ist. Eine falsche eidesstattliche Versicherung wird mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren oder mit Geldstrafe bestraft.
5. Verjährung der Kontrollrechte
Die Kontrollrechte des Handelsvertreters dienen der Ermittlung und Geltendmachung seiner Provisionsansprüche. Dementsprechend können sie nicht mehr geltend gemacht werden, soweit Provisionsansprüche bereits verjährt oder aus anderen Gründen nicht mehr durchsetzbar sind. Nach der gesetzlichen Regelung verjährt ein Provisionsanspruch kenntnisabhängig innerhalb von 3 Jahren, beginnend mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger von den anspruchsbegründenden Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt hat oder ohne grobe Fahrlässigkeit erlangen musste. Kenntnisunabhängig läuft eine 10- jährige Verjährungsfrist. Die Frist kann ggf. unter bestimmten Voraussetzungen vertraglich wirksam verkürzt werden (mehr zum Verjährungsrecht hier).