Keine Angst vorm Buchauszug!

Rechtstipp Provisionsabrechnung, Buchauszug und Bucheinsicht

Keine Angst vor dem Buchauszug! Wann Handelsvertreter einen Anspruch haben und wie Unternehmer reagieren sollten

Ein Buchauszug ist ein wichtiges Instrument für Handelsvertreter, um die Berechnung ihrer Provisionen nachvollziehen zu können. Doch nicht immer ist ein Anspruch auf Erteilung gerechtfertigt. Unternehmer sollten genau prüfen, ob ein Handelsvertreter zu Recht einen Buchauszug fordert oder ob berechtigte Einwände bestehen. Dieser Artikel klärt die wichtigsten rechtlichen Grundlagen und gibt praxisnahe Tipps.

1. Wann besteht ein Anspruch auf Buchauszug?

Nach § 87c Abs. 2 HGB kann ein Handelsvertreter vom Unternehmer die Erstellung eines Buchauszugs verlangen. Dabei muss der Handelsvertreter nicht nachweisen, dass er Zweifel an der Richtigkeit der Abrechnungen hat. Allerdings gibt es Konstellationen, in denen das Buchauszugsbegehren unbegründet ist.

Kein Anspruch besteht, wenn:

  • Der Handelsvertreter und der Unternehmer sich über die Provisionsansprüche einvernehmlich geeinigt haben (Schriftform empfohlen).

  • Der Handelsvertreter regelmäßig die Abrechnungen geprüft und akzeptiert hat.

Wichtig: Falls dem Handelsvertreter erst später bisher unbekannte provisionspflichtige Vorgänge auffallen, kann er den Buchauszug nur für noch nicht verjährte Ansprüche verlangen. Die Verjährungsfrist für solche unbekannten Ansprüche beträgt 10 Jahre. Allerdings hat der BGH mit Urteil vom 03. August 2017 (VII ZR 39/17) entschieden, dass der Anspruch auf Erteilung eines Buchauszugs einer eigenständigen dreijährigen Verjährung unterliegt. Dies bedeutet, dass der Handelsvertreter den Buchauszug innerhalb dieser Frist geltend machen muss, unabhängig davon, ob die provisionspflichtigen Ansprüche selbst noch nicht verjährt sind. Die Verjährung beginnt jeweils mit der abschließenden Provisionsabrechnung, sodass der Handelsvertreter regelmäßig prüfen sollte, ob seine Ansprüche fristgerecht geltend gemacht werden.

2. Zeitliche Begrenzung des Buchauszugs

Hat es keine Einigung über die Provisionsabrechnungen gegeben, kann ein Handelsvertreter den Buchauszug bis zu drei Jahre rückwirkend verlangen. Allerdings hat der BGH mit Urteil vom 03. August 2017 (VII ZR 39/17) entschieden, dass der Anspruch auf Erteilung eines Buchauszugs einer eigenständigen dreijährigen Verjährung unterliegt. Dies bedeutet, dass der Handelsvertreter den Buchauszug nur innerhalb dieser Frist geltend machen kann. Die Verjährung beginnt dabei jeweils mit der abschließenden Provisionsabrechnung. Ein Buchauszug für bis zu zehn Jahre ist nur möglich, wenn der Handelsvertreter konkrete Hinweise darauf hat, dass provisionspflichtige Geschäfte nicht abgerechnet wurden und die Verjährung dieser Ansprüche noch nicht eingetreten ist. Entscheidend ist, dass die Abrechnung als abschließend zu bewerten ist, was sich aus ihrem Inhalt und dem Verhalten der Parteien ergibt.

Achtung: Eine bloße Behauptung reicht nicht aus! Der Handelsvertreter muss konkrete Anhaltspunkte liefern, dass Abrechnungen unvollständig oder fehlerhaft waren.

3. Inhalt und Form des Buchauszugs

Weder das Gesetz noch die Rechtsprechung haben die Form eines Buchauszugs abschließend geregelt. Entscheidend ist, dass er alle für die Berechnung der Provision relevanten Daten enthält.

Ein Buchauszug kann sowohl in Tabellenform als auch durch sortierte Kopien von Aufträgen, Bestätigungen und Rechnungen erstellt werden.

Erfüllt ist ein Buchauszug, wenn er alle erforderlichen Informationen zu Grund, Höhe und Fälligkeit der Provision enthält.

4. Streit über den Buchauszug: Was tun?

Kommt es zum Streit über den Buchauszug, sollte der Unternehmer den Buchauszug proaktiv erstellen. Falls der Handelsvertreter dennoch klagt, kann sich der Unternehmer auf bereits erteilte Unterlagen berufen und eine Klageabweisung beantragen.

Falls der Handelsvertreter den erteilten Buchauszug für unzureichend hält, kann er Ergänzung oder Bucheinsicht verlangen. Die Vollständigkeit des Buchauszugs ist gerichtlich überprüfbar.

5. Bucheinsicht als letzte Eskalationsstufe

Wenn der Unternehmer einen Buchauszug verweigert oder der Handelsvertreter begründete Zweifel an der Richtigkeit hat, kann dieser Bucheinsicht nach § 87c Abs. 4 HGB verlangen. Dabei gelten folgende Regeln:

  • Die Voraussetzungen der Bucheinsicht müssen vorliegen.

  • Ein Buchsachverständiger kann die Prüfung übernehmen.

  • Der Handelsvertreter muss die Kosten vorschießen, kann sie aber vom Unternehmer zurückfordern, falls sich Fehler bestätigen.

Achtung: Der Unternehmer kann sich nicht durch nachträgliche Ergänzung des Buchauszugs der Bucheinsicht entziehen. Bestehen zum Zeitpunkt der Klageerhebung berechtigte Zweifel, bleibt der Anspruch auf Bucheinsicht bestehen.

6. Fazit: Buchauszug nicht als Verhandlungsmasse nutzen

Ein Handelsvertreter sollte einen Buchauszug nur dann fordern, wenn er konkrete Hinweise auf Abrechnungsfehler hat. Andernfalls riskiert er eine gerichtliche Auseinandersetzung mit ungewissem Ausgang.

Für Unternehmer ist es entscheidend, sämtliche provisionspflichtigen Vorgänge vollständig und korrekt zu dokumentieren. So lassen sich unnötige Streitigkeiten vermeiden. Wer eine gut strukturierte EDV nutzt, kann einen Buchauszug problemlos erstellen und sich gegen unberechtigte Forderungen verteidigen.