Ein Unternehmer, der von einem Handelsvertreter auf Erteilung eines Buchauszugs in Anspruch genommen wird, sollte prüfen, ob dieser Anspruch begründet ist. Nach ständiger Rechtsprechung bedarf es für die Begründung eines Anspruchs auf Buchauszug zwar keiner Darlegung seitens des Handelsvertreters, dass Zweifel an der Richtigkeit und Vollständigkeit der erteilten Abrechnungen bestehen. Trotzdem sind Konstellationen denkbar, in denen ein Buchauszugsbegehren unbegründet ist.
So kann der Handelsvertreter keinen Buchauszug fordern, wenn er sich über seine Provisionsansprüche mit dem Unternehmer geeignet hat. Dies sollte schriftlich erfolgen. Hat ein Handelsvertreter in der Vergangenheit die ihm erteilten Provisionsabrechnungen stets geprüft und dann, wenn es Anlass zur Beschwerde gab, diese auch vorgetragen und sie anschließend mit dem Unternehmer geregelt, wird man einem späteren Verlangen des Handelsvertreters auf Buchauszug entgegenhalten können, er habe sich mit dem Unternehmer über den Inhalt der Provisionsabrechnungen geeinigt.
Etwas anderes gilt nur dann, wenn der Handelsvertreter Umstände vorträgt, die ihm bisher unbekannt waren und die Ansprüche auf Provision begründen, die vom Unternehmer bisher nicht abgerechnet worden sind. In diesem Fall würde sich der Anspruch auf Buchauszug aber auch nur auf zu diesem Zeitpunkt noch nicht verjährte, geschäftliche Vorgänge erstrecken, die noch nicht Gegenstand der Abrechnungen waren. Für derartige, dem Vertreter unbekannt gebliebene Ansprüche gilt neuerdings eine Verjährungsfrist von 10 Jahren. Es empfiehlt sich deshalb für jeden Unternehmer, stets akribisch darauf zu achten, dass alle für einen Handelsvertreter provisionspflichtigen Vorgänge vollständig und richtig abgerechnet werden, um derartige Weiterungen zu vermeiden.
Haben sich Handelsvertreter und Unternehmer in der Vergangenheit nicht über den Inhalt der erteilten Provisionsabrechnungen geeinigt, kann ein Handelsvertreter grundsätzlich für 3 Jahre rückwirkend noch Ansprüche auf Provision und Buchauszug geltend machen. Allein mit einer ins Blaue hinein aufgestellten Behauptung, es könne ja zusätzlich zu den abgerechneten, ihm bekannten geschäftlichen Vorgängen auch unbekannte Vorgänge geben, kann der Handelsvertreter den Zeitraum, auf den sich der Buchauszug erstrecken muss, nicht auf 10 Jahre ausdehnen. Dafür bedürfte es konkreter Anhaltspunkte, dass der Unternehmer tatsächlich in der Vergangenheit nicht über alle provisionspflichtigen Geschäfte abgerechnet hat. Dies gilt jedenfalls dann, wenn der Unternehmer klarstellt, dass es aus seiner Sicht keine weiteren provisionspflichtigen Vorgänge als die abgerechneten gegeben hat.
Besteht Streit über Form und Inhalt eines Buchauszuges, ist der Unternehmer gut beraten, den seiner Meinung nach geschuldeten Buchauszug zu erteilen, um dann in einem möglichen Klageverfahren Klageabweisung mit dem Hinweis darauf beantragen zu können, dass er den Anspruch bereits erfüllt hat.
Welche Informationen in einem Buchauszug geschuldet sind, haben weder der Gesetzgeber noch die Rechtsprechung generell geregelt. Es kommt vielmehr auf die Umstände jedes Einzelfalls an, und zwar insbesondere auf die zwischen den Parteien geltenden Provisionsregelungen. Der Buchauszug muss alle für Grund, Höhe und Fälligkeit der Provision maßgeblichen Umstände in übersichtlicher Form enthalten.
Eine bestimmte Form des Buchauszuges wird nicht geschuldet. Solange alle Daten, die nach den zwischen den Parteien geltenden Provisionsregelungen erforderlich sind, in dem als Buchauszug überreichten Unterlagen vollständig und übersichtlich enthalten sind, können auch entsprechend sortierte Kopien von Aufträgen, Auftragsbestätigungen und Rechnungen in Summe einen Buchauszug darstellen.
Erfüllt ist ein Buchauszug in dem Moment, in dem er alle im Einzelfall erforderlichen Daten zu Grund, Höhe und Fälligkeit der Provision enthält. Im Klageverfahren ist insofern der Vollstreckungstitel maßgeblich, nicht aber die materiell-rechtliche Rechtslage. Entspricht der erteilte Buchauszug formal den Anforderungen des Urteilstenors, d. h. weist er alle Angaben auf, die laut Urteilstenor gefordert sind, so ist der Anspruch erfüllt. Zweifel an der inhaltlichen Richtigkeit und Vollständigkeit des Buchauszuges ändern daran nichts. In diesem Fall kann der Handelsvertreter die Ergänzung des Buchauszuges oder aber Bucheinsicht verlangen.
Hat der Unternehmer den Buchauszug verweigert oder hat der Handelsvertreter begründete Zweifel an der Richtigkeit und Vollständigkeit der Abrechnungen oder des erteilten Buchauszuges dargelegt, kann der Unternehmer einer gerichtlichen Entscheidung über die Bucheinsicht nicht mehr dadurch entgehen, dass er bis zur mündlichen Verhandlung die vom Handelsvertreter vorgetragenen Zweifel durch Ergänzung des erteilten Buchauszuges ausräumt. Für den Anspruch auf Bucheinsicht reicht es aus, dass begründete Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der Abrechnungen oder des Buchauszuges bestanden haben.
Anderenfalls könnte ein Unternehmer jeweils abwarten, welche Auffassung das Gericht zu den vom Handelsvertreter behaupteten Zweifeln einnimmt, diese dann durch eine entsprechende Ergänzung des Buchauszuges ausräumen und so der Bucheinsicht entgehen. Dies ist nicht Sinn und Zweck der gesetzlichen Regelung in § 87 c Abs. 4 HGB. Sie soll vielmehr sicherstellen, dass ein Handelsvertreter spätestens mit dem Mittel der Bucheinsicht alle möglichen Abrechnungsfehler aufdecken kann.
Im Unterschied zur Vollstreckung eines Buchauszuges muss ein Handelsvertreter für die Vollstreckung der Bucheinsicht einen entsprechenden Kostenvorschuss für den von ihm benannten Buchsachverständigen zahlen. Er kann aber die Kosten, die durch die Bucheinsicht verursacht werden, vom Unternehmer unter dem Gesichtspunkt des Schadensersatzes aus positiver Vertragsverletzung verlangen, wenn die Bucheinsicht erfolgreich war, d. h. weitere Provisionsansprüche zu Tage gefördert hat.
Im Ergebnis lässt sich festhalten, dass die Forderung nach einem Buchauszug für einen Handelsvertreter nur dann Sinn ergibt, wenn er begründete Zweifel an der Richtigkeit oder Vollständigkeit der erteilten Abrechnungen hat. Nur dann kann er damit rechnen, dass der Unternehmer bei der Erteilung des Buchauszuges sorgfältiger agiert und die Fehler der Vergangenheit korrigiert, weil ihm sonst die Bucheinsicht und die damit verbundenen erheblichen Kosten drohen. Als bloßes Druckmittel des Handelsvertreters, z. B. um den Unternehmer bei den Verhandlungen über die Höhe des Ausgleichsanspruchs zu veranlassen großzügiger zu sein, verpufft der Buchauszug in dem Moment, in dem der Unternehmer seine EDV in der Vergangenheit so eingerichtet hat, dass er problemlos in der Lage ist, einen Buchauszug zu erteilen.
Rechtsanwalt von Manteuffel